home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Night Owl 6 / Night Owl's Shareware - PDSI-006 - Night Owl Corp (1990).iso / 023a / pcest20.zip / PCTUTOR.DOC < prev    next >
Text File  |  1990-09-17  |  45KB  |  1,017 lines
  1.                            PC-Estimator (tm) Tutorial
  2.              Copyright 1988-1990 by CPR, Inc. All Rights Reserved.
  3.                              Update:  09/17/1990
  4.                               TABLE OF CONTENTS
  5.                              -------------------
  6.  
  7.    NOTE:  (*) Denotes available with full registration version only.
  8.  
  9. 1. GENERAL INFORMATION
  10.       Welcome to PC-Estimator
  11.       Shareware Notice
  12.       Registration, User Manual and Support
  13.       Disclaimer Notice
  14.  
  15. 2. INTRODUCTION
  16.       Minimum System Requirements
  17.       Program Installation
  18.       Contents of This Tutorial
  19.       How to Make a Printed Copy of This Tutorial
  20.       What PC-Estimator Offers You
  21.       Who Can Benefit from PC-Estimator
  22.       Overview of Database Functions
  23.       Lookup Windows
  24.       On-screen Takeoff Calculator with Memory
  25.  (*)  Built-in Calendar/Appointment Tracker
  26.       File Transfer to dBIII, Lotus, Symphony
  27.  
  28. 3. ESTIMATE BASICS
  29.       Introduction
  30.       Estimate Identification
  31.       Estimate Markup Rates
  32.       Labor Wage Rates
  33.       Construction Equipment Rates
  34.       Standard Costcodes
  35.       Assembly Costcodes
  36.       Vendor Identification
  37.  
  38. 4. ESTIMATE DEVELOPMENT
  39.       Introduction
  40.       Build Estimate Detail
  41.       Append File
  42.       Build Work Assembly
  43.  
  44. 5. REPORTS
  45.       Introduction
  46.       Display/Print Estimate Identification
  47.       Print Labor Wage Rates
  48.       Print Construction Equipment Rates
  49.       Print Standard Costcodes
  50.       Print Assembly Costcodes
  51.       Display/Print Vendor Identification
  52.       Display/Print Estimate Summary
  53.       Print Estimate Summary - by Phase
  54.       Print Estimate Table Form
  55.       Print Estimate Table Form - by Phase
  56.  (*)  Print Estimate Bid Items
  57.       Print Cost Item Listing
  58.       Print Work Assembly Listing
  59.  
  60. 6. UTILITIES
  61.       Setup PC-Estimator Program
  62.       Reindex Basic Files
  63.   (*) Reindex Estimate Files
  64.   (*) Reindex Work Assembly Files
  65.  
  66.  
  67. 7. APPENDIX
  68.       Program File Structure
  69.       Error Messages
  70.       Cursor Controls
  71.  
  72.                           1. GENERAL INFORMATION
  73.                          ------------------------
  74.  
  75.                        >> Welcome to PC-Estimator <<
  76.  
  77. Welcome to the fascinating and productive world of PC-Estimator.
  78.  
  79. PC-Estimator is a complete, stand-alone system that does not require the use
  80. or assistance of any other software. All you need is your computer and your
  81. MS-DOS operating system.
  82.  
  83. PC-Estimator is a high productivity software designed for use by general and
  84. specialty contractors, engineers, architects, manufacturers, cost
  85. estimators, consultants and other individuals who need to estimate costs for
  86. projects of all sizes and kind. From high rise projects to tiny kitchen
  87. remodels.
  88.  
  89. And, since we distribute this version of our system on a shareware basis,
  90. you will be able to tap the productivity of PC-Estimator legally at no or
  91. nominal cost.
  92.  
  93.                            >> Shareware Notice <<
  94.  
  95. With this notice you are granted permission to make, share and distribute
  96. unmodified copies of PC-Estimator program disk and Tutorial. Shareware is a
  97. low cost alternative to commercially available software programs. Please
  98. support shareware by becoming a registered user.
  99.  
  100.               >> Registration, User Manual and User Support <<
  101.  
  102. The disk that you already own contains the full set of program files as well
  103. as this on-disk tutorial in the form of an ASCII file. You can make a
  104. printed copy of this tutorial as explained in Chapter 2 below.
  105.  
  106. If you use this program, and want to benefit even more from what it offers,
  107. please consider a full PC-Estimator User Registration. User registration
  108. will provide you with the following benefits.
  109.  
  110.     1. The latest update of PC-Estimator (with built-in calendar/appointment
  111.        tracker and Bid Items Report) and a user registration number that
  112.        entitles you to free, unlimited telephone support from our expert
  113.        staff.
  114.     2. A printed User Manual with screen reproductions, detailed
  115.        instructions, special tips, program structure information and other
  116.        data.
  117.     3. Complete industry-standard costcode database file including built-in
  118.        material prices, labor and equipment rates adjusted for the
  119.        geographic area that you operate in. The database is set up in the
  120.        standard CSI (or AIA) format used by contractors, architects,
  121.        engineers and government offices in the USA and covers all 16
  122.        construction cost categories.
  123.     4. Periodic free newsletter and program update news and information.
  124.  
  125.        To register: Complete form below (or at the end of this tutorial),
  126.                     include your user registration fee for $ 99.00
  127.                     (VISA / MC, check, money order or C.O.D.) and send to:
  128.  
  129.           PC-Estimator, CPR, Inc., P.O. Box 3465, Berkeley, CA 94703
  130.  
  131.        California orders, add 7.25 % sales tax. Add $4.50 for Shipping &
  132.        Handling (Overseas orders, add $12.50).  Add $5.00 for COD orders.
  133.        Add $5.00 for rush orders.  Fill out the user registration form
  134.        printed at the end of this tutorial or supply the following
  135.        information.
  136.  
  137.        Payment:
  138.        __ VISA    __MC , Card No:________________ Exp date:______
  139.        __ Check enclosed, __ Money order enclosed, __ Send C.O.D.
  140.  
  141.        Name:_____________________________________________________
  142.        Company:__________________________________________________
  143.        Address:__________________________________________________
  144.        City:__________________  State:________  Zip:_____________
  145.        Telephone number:_________________________________________
  146.        Signature:____________________
  147.                  (Required for VISA/MC orders)
  148.  
  149.  
  150.                               >> Disclaimer <<
  151.  
  152. This software product and tutorial was developed in the USA. Construction
  153. Productivity Research, Inc. believes that the information contained within
  154. the tutorial and the software program databases is correct. CPR, Inc.
  155. reserves the right to make periodic changes in the contents of the tutorial
  156. and the program without any direct or inferred obligation to notify any
  157. person of such revision or changes.
  158.  
  159. We do not cover under warranty material that has been lost, stolen, or
  160. damaged by accident, misuse, or unauthorized modifications. Furthermore, we
  161. make no warranty, express or implied, to you or to any other person or
  162. entity.  Specifically, we make no warranty that the software or the data
  163. contained inside the databases or in this tutorial is fit for a particular
  164. purpose.
  165.  
  166.                                2. INTRODUCTION
  167.                               -----------------
  168.  
  169.                       >> Minimum System Requirements <<
  170.  
  171. The following are minimum system requirements to run PC-Estimator on your
  172. computer.
  173.      - IBM PC/XT, AT, PS-2 or 100 % compatible computer.
  174.      - MS-DOS 2.0 or later
  175.      - Hard disk drive system or double floppy disk drive system (*).
  176.      - Minimum 384 K RAM memory.
  177.      - Monochrome or color monitor.
  178.      - Standard track or wide-track compatible printer.
  179.  
  180. (*) Because of higher access speed and superior storage capacity, we
  181.     recommend to run PC-Estimator from a hard disk drive (any size).
  182.  
  183.                          >> Program Installation <<
  184.  
  185. Although you can use PC-Estimator from a double floppy disk drive system, it
  186. works most efficiently from a hard disk.  When you receive a copy of PC-
  187. Estimator, follow the following steps to install the system.
  188.  
  189.      QUICK AUTO INSTALLATION:
  190.      ------------------------
  191.      1. Insert PC-Estimator diskette in drive A
  192.      2. At DOS prompt A> type:
  193.  
  194.            INSHARD    (press ENTER)     <-- for hard disk drive systems
  195.            INSFLOP    (press ENTER)     <-- for double floppy drive systems
  196.  
  197.         Then follow screen instructions.
  198.      3. To run PC-Estimator:
  199.  
  200.         For hard disk systems:
  201.            At C:\pcest directory, type PCEST (press ENTER)
  202.  
  203.         For floppy disk systems:
  204.            Insert Disk # 1 in drive A; disk # 2 in drive B. Then,
  205.            At A:> prompt, type PCEST (press ENTER)
  206.  
  207.      ALTERNATE INSTALLATION:
  208.      -----------------------
  209.      For hard disk systems:
  210.      ----------------------
  211.      1. Open a new hard disk directory. (Suggest to name it PCEST)
  212.      2. Copy all PC-Estimator files from disk #1 and #2 to the new
  213.         directory.
  214.      3. Copy PC-Estimator file called "Config.sys" into the root directory
  215.         of your computer. Note: Make sure such a file does not already exist
  216.         in your root directory. If it does, simply add the following two
  217.         lines to the existing file (Use Edlin or any text editor).
  218.  
  219.                  Files=20
  220.                  Buffers=24
  221.  
  222.      4. Reboot your computer by reset button or Ctrl-Alt-Del procedure.
  223.      5. PC-Estimator is installed and ready to work for you. To start
  224.         PC-Estimator, first go to your hard disk directory where the files
  225.         reside, then type:
  226.  
  227.            PCEST
  228.  
  229.         Press ENTER, then follow screen prompts and instructions.
  230.  
  231.      Tip: If you have a hard disk manager, you can easily tie the PC-
  232.      Estimator directory change and startup command to your disk manager
  233.      menu.
  234.  
  235.      For double floppy disk systems:
  236.      -------------------------------
  237.      1. Insert PC-Estimator disk #1 in drive A
  238.      2. Insert your MS-DOS bootup disk in drive B
  239.      3. Copy file called "config.sys" from PC-Estimator disk #1 in drive A
  240.         to your MS-DOS bootup disk in drive B. Note: Make sure such a file
  241.         does not already exist in your bootup disk. If it does, simply add
  242.         the following two lines to the existing file (Use Edlin or any text
  243.         editor).
  244.  
  245.                  Files=20
  246.                  Buffers=24
  247.  
  248.      4. PC-Estimator floppy system installation is complete. Now reboot your
  249.         computer using your MS-DOS bootup diskette in drive A.
  250.  
  251.      To start system at any time, insert
  252.         PC-Estimator disk #1 (Program Disk) in drive A
  253.         PC-Estimator disk #2 (Data disk) in drive B
  254.  
  255.         at DOS prompt A:>, type
  256.  
  257.         PCEST  (press ENTER)
  258.  
  259.         Note: PC-Estimator runs considerably faster from a hard disk.
  260.  
  261.                        >> Contents of This Tutorial <<
  262.  
  263. This tutorial shows you step by step in narrative format how to use each of
  264. PC-Estimator features. The best way to learn PC-Estimator would be to go
  265. through the text while implementing the same functions on the computer.
  266.  
  267. Chapter 1 contains general information as well as various notices and user
  268. registration and support information
  269.  
  270. Chapter 2 is a brief introduction to PC-Estimator, what it has to offer to
  271. the user and who can benefit.
  272.  
  273. Chapter 3 deals with the section of the program entitled "Estimate basics".
  274. This section includes identifying an estimate, company markup rates, labor
  275. wage rates, equipment rates, standard and assembly costcodes and vendor
  276. information database.
  277.  
  278. Chapter 4 deals with "Estimate Development" section. It includes building a
  279. new estimate, creating a new estimate from existing (cloning), and building
  280. work assemblies.
  281.  
  282. Chapter 5 deals with reporting functions of PC-Estimator.
  283.  
  284. Chapter 6 details the "Utilities" such as identifying user's name in addition
  285. to a "reindex" routine to be used in case of unintentional reset or power
  286. surge affecting the data files.
  287.  
  288. Chapter 7 is "Appendix" and deals with screen cursor controls and error
  289. messages.
  290.  
  291.          >> How to Read or Make a Printed Copy of This Tutorial <<
  292.  
  293. This tutorial is supplied in a file called "PCTUTOR.DOC" in the ASCII
  294. format.  You can read or print it by using DOS commands or text processor.
  295.  
  296. To read the contents of this tutorial file, insert PC-Estimator diskette in
  297. your A: disk drive. Close door. At DOS A> prompt, type:
  298.  
  299.          TYPE PCTUTOR.DOC  (press ENTER)
  300.  
  301. The file will scroll down your screen. To stop scrolling, Press CTRL and
  302. NUMLOCK keys simultaneously. Then continue reading.
  303.  
  304.  
  305. To print the contents of this tutorial file, insert PC-Estimator diskette in
  306. your A: disk drive. Close door. Make sure your printer is ready to print
  307. approximately 16 pages.  At DOS A> prompt, type:
  308.  
  309.          COPY PCTUTOR.DOC PRN (press ENTER)
  310.  
  311. With your paid registration, you will receive the printed User Manual which
  312. has more detailed instructions. To get the most benefit from this program,
  313. we recommend a full user registration. Refer to Chapter 1 of this tutorial
  314. on how to become a registered user.
  315.  
  316.                     >> What PC-Estimator Offers You <<
  317.  
  318. PC-Estimator is an easy-to-use program designed to increase efficiency and
  319. productivity in cost estimating. It is developed by construction
  320. professionals who are also experts in computers. It represents a powerful
  321. cost estimating productivity tool in an easy to use package. Some benefits
  322. to be gained are as follows:
  323.  
  324.      - A complete, stand-alone system. No other software necessary.
  325.      - Immediate on-screen access to data thru "Lookup" windows.
  326.      - Material price list and cost data accumulation.
  327.      - Advanced "Pull-down" menu driven structure.
  328.      - Powerful, time-saving "Work Assembly" feature.
  329.      - Built-in digitizer interface.
  330.      - Instant recap for "What-if" type analyses.
  331.      - Unlimited size databases. They will grow as your applications grow.
  332.      - Databases for markups, labor and equipment rates, standard costcodes,
  333.        vendor tracking, etc.
  334.      - Different markups applicable for each estimate.
  335.      - Unit labor and unit cost entries to three decimal places for increased
  336.        accuracy.
  337.      - Multiple estimates can be carried out simultaneously.
  338.      - Built-in comprehensive reporting.
  339.      - Several different levels of detail in estimate reporting including
  340.        itemized and built-in markup applications.
  341.      - On-screen reporting for instant "Bottom-line" evaluation.
  342.      - Bid item reporting for heavy and highway contractors.
  343.      - Supports standard and wide-track printers.
  344.      - On-screen takeoff calculator with memory
  345.  
  346.        And many many other advanced features...
  347.  
  348.                   >> Who Can Benefit from PC-Estimator <<
  349.  
  350. PC-Estimator is based on a user-definable costcode and unit cost structure.
  351. Therefore it is suitable for a wide range of industries, trades and private
  352. and public organizations ranging in size from one-person individuals to
  353. medium to large size contracting companies, engineers and architects.
  354.  
  355. Thanks to PC-Estimator's optional industry-standard costcode database
  356. (available upon User Registration - See Section 1), even people with little or
  357. no cost estimating experience can come up with a detailed estimate of a
  358. project in a short amount of time.
  359.  
  360.                     >> Overview of Database Functions <<
  361.  
  362. PC-Estimator's built-in database functions accommodate:
  363.     - Data Add
  364.     - Data Edit
  365.     - Data Delete
  366.  
  367. PC-Estimator handles these database functions through a menu-driven
  368. interface.  Move cursor by using arrow keys. then press (Enter) to select.
  369. To back up or leave screen, use (Escape) key. All database entries,
  370. modifications and deletions are accompanied by appropriate screen messages
  371. such as:
  372.  
  373.      Enter corrections..
  374.      Data OK (Y/N) ?
  375.      Confirm deletion (Y/N) ?
  376.  
  377. Since the interface is so simple, there is hardly anything to memorize. No
  378. elaborate shift and function keys. No templates. Few simple rules are:
  379.  
  380.      - Identify an estimate by assigning an estimate number
  381.        (use Basics - Estimate Identification) before starting an estimate.
  382.      - Identify a work assembly by assigning an assembly costcode
  383.        (use Basics - Assembly Costcodes) before building a work assembly
  384.        file.
  385.      - Define your own costcodes and enter unit prices and unit rates
  386.        against each. (Or use our industry-standard costcode database
  387.        available upon registration, See Section 1)
  388.  
  389.                            >> Lookup Windows <<
  390.  
  391. PC-Estimator offers an easy and convenient way to view a database and select
  392. a record during the estimating process. "Lookup Windows".
  393.  
  394. Function key F9 activates the context-sensitive Lookup window. The system
  395. will indicate so at the command line (line 24)  of the screen.  Example:
  396.  
  397.                             Press F9 for Lookup
  398.  
  399. When F9 is pressed, PC-Estimator will display the relevant database lookup
  400. window. Scroll by using direction keys, PgUp and PgDown, then select by
  401. pressing (Enter) key. Exit without selection by pressing (Escape) key.
  402.  
  403.                >> On-screen Takeoff Calculator with Memory <<
  404.  
  405. PC-Estimator on-screen take-off calculator is available from all screens.
  406. This is a full function memory calculator patterned after a desktop
  407. calculator.  Just press function key F10, and it will appear. Use it for
  408. takeoff calculations. To exit calculator, press (Escape). The calculator
  409. will remember the last calculated result. To paste result to any field,
  410. press (Ctrl-P).
  411.  
  412.                 >> Built -in Calendar/Appointment Tracker <<
  413.               (*) This utility is available with PC-Estimator
  414.                       full registration version only.
  415.  
  416. By using this built-in feature which can be invoked from any screen by using
  417. F8 - Function key, you can track your important appointments such as project
  418. deadlines, bidding dates, or simply your secretary's birthday. No need to
  419. use any other RAM-resident, memory consuming utility programs. There is no
  420. limit on the size of your reminder notes.
  421.  
  422.                 >> File Transfer to dBIII, Lotus, Symphony <<
  423.  
  424. PC-Estimator database files are 100% compatible with dBaseIII Plus program.
  425. By using dBaseIII, one can tie PC-Estimator files to other dBaseIII
  426. applications or simply design additional report formats.
  427.  
  428. PC-Estimator files can also be translated to Lotus and Symphony by using the
  429. Translate functions from higher versions of these programs. The PC-Estimator
  430. records will be rows and attributes will become column headings.
  431.  
  432. Detailed data structure of PC-Estimator which can be used in data
  433. translations is available in the User Manual which is provided with User
  434. registration (See section 1 above).
  435.  
  436.                             3. ESTIMATE BASICS
  437.                            --------------------
  438.  
  439.                             >> Introduction <<
  440.  
  441. This section of PC-Estimator addresses the setting up and managing of basic
  442. databases related to estimating functions. Unlike spreadsheet estimating
  443. programs that are based on single file working templates, PC-Estimator is a
  444. true database management system, which means that is entered into various
  445. databases create a knowledge based system. databases are routinely scanned
  446. by the program and relevant information is retrieved and displayed on the
  447. screen.
  448.  
  449. PC-Estimator's database files can accommodate virtually unlimited records of
  450. information. In fact, the only restriction on the amount of information is the
  451. size of your hard disk storage system. Since floppy disks are limited in
  452. storage capacity as well as slow access time, they are not suitable for
  453. powerful data management systems like PC-Estimator.
  454.  
  455.                        >> Estimate Identification <<
  456.  
  457. Before starting to build a new estimate, it must be identified by assigning
  458. a unique estimate number. An estimate number can be up to 6 digits long and
  459. can be an alphanumeric. e.g. AB1988, NEW56, CO102a, AA1, X1988, etc.
  460.  
  461. Identify a new estimate by assigning a unique estimate number and entering
  462. relevant information. To do this select (Basics - Estimate identification)
  463. by moving highlight on Basics and pressing (Enter), then follow screen
  464. prompts and instructions.
  465.  
  466.  Basics       Development       Reports       Utilities     Quit
  467.   a  Estimate identification  <--
  468.   b  Estimate markup rates
  469.   c  Labor wage rates
  470.   d  Construction equipment rates
  471.   e  Standard costcodes
  472.   f  Assembly costcodes
  473.   f  Vendor identification
  474.  
  475. The screen will show existing estimate files and descriptions. If you have
  476. several files, view them by the navigation keys. To do database management
  477. functions such as add a new estimate number, edit existing information, or
  478. delete existing information, select Add, Edit, Delete by typing the command
  479. letter, which is the capitalized letter (generally the first letter) of the
  480. command. Remember, (Escape) key will always back you out of the current
  481. screen to the previous screen. Example:
  482.  
  483.                    Add    Edit   Delete   <Esc> to exit
  484.  
  485. To add a new estimate number, select (Add), then assign estimate number and
  486. enter other information in the window. When finished, PC-Estimator will
  487. store the information and open a new estimate file which will be used to
  488. build the new estimate.
  489.  
  490.                         >> Estimate Markup Rates <<
  491.  
  492. PC-Estimator supports different markup rates for each estimate. To access
  493. markup rates, select (Basics - Estimate markup rates).
  494.  
  495. If no markup rates are assigned to an estimate number, PC-Estimator will use
  496. Standard Markup Rates automatically. These are the markup rates under
  497. estimate number "0STD" which is already initiated in the program. The
  498. markups are initiated at 0%. Therefore, after installing PC-Estimator, you
  499. should modify the standard markup rates to reflect your most commonly used
  500. (standard) markup rates.
  501.  
  502.                            >> Labor Wage Rates <<
  503.  
  504. Installed with this program, you will find wage rates for a number of
  505. different construction trades. These entries are for basic trades only and
  506. do not represent all available trades and professions. The entries are tied
  507. to 4-digit codes commonly used by the construction industry. The wage rates
  508. are based on union wage rates and are average for major US cities. The
  509. actual wage rates in your area can be less or more. You can add new
  510. classifications, modify to reflect more accurately wages in your area or
  511. delete any that you do not use.  Since the wage rates entries are for an
  512. average for all major US cities, they should be used with caution and should
  513. be adjusted for geographic areas that differ considerably from average.
  514.  
  515. The "Base Rate" column represents the sum of the wage rate, employer-paid
  516. fringe benefits (i.e. vacation pay, employer-paid health and welfare,
  517. pension plan costs and training and advancement plan costs). The "Other
  518. Costs" column is entered as 0.00. (Alternatively, the user may use the
  519. "Other Costs" column to indicate any part of the total wage rate paid.)
  520.  
  521. Worker's compensation payments as well as fixed overheads (i.e.  FICA Taxes,
  522. Contractor's Risk Insurance costs, Federal and State unemployment costs)
  523. should be included with contractor's overhead application since such
  524. overheads differ from state to state and should be adjusted as and where
  525. necessary.  Contractors overhead and profit application can be entered by
  526. using (Basics -markup rates) from the Main Menu.
  527.  
  528. The wage rates can be accessed and selected conveniently thru lookup windows
  529. from the estimating worksheet.
  530.  
  531.                       >> Construction Equipment Rates <<
  532.  
  533. Similar to labor wage rates, we have supplied a representative number of
  534. entries for construction equipment. The entries represent only a small
  535. selection of all available construction equipment. Add, modify or delete
  536. equipment classification and hourly rentals as necessary for your geographic
  537. area.
  538.  
  539. The "Base Rate" represents hourly rental rate for the equipment. The figures
  540. are an average for major US cities. Depending on the type of equipment, the
  541. rental duration effects the hourly rate considerably. Therefore, the figures
  542. are subject to differ from actual rates in your area and quoted rates for a
  543. particular rental period.
  544.  
  545. The construction equipment rates can be accessed and selected
  546. thru lookup windows from the estimating worksheet.
  547.  
  548.                           >> Standard Costcodes <<
  549.  
  550. By using this section of PC-Estimator, the user can identify Standard
  551. costcodes and enter material, labor, subcontract equipment and other unit
  552. costs against each costcode.
  553.  
  554. Each cost  item in an estimate is identified by a costcode, and the computer
  555. uses the costcode to keep track of cost item entries. Developing a standard
  556. costcode library will result in time savings in searching material prices
  557. and labor rates as well as achieve uniformity between estimates and
  558. estimators.
  559.  
  560. Standard costcodes have been developed and used by different institutions.
  561. For example the 16 division cost breakdown developed by the Construction
  562. Specifications Institute is commonly used by contractors, architects and
  563. engineers in the USA.
  564.  
  565. PC-Estimator allows for easy development and use of standard costcodes. Once
  566. set up, each time a user enters the costcode during an estimate, the
  567. description and all other unit prices will be automatically transferred to
  568. the current worksheet. The lookup window can be used to search the costcode
  569. database and select appropriate costcode for transfer into worksheet.
  570.  
  571. A costcode can be maximum ten digits long and may consist of alphabetic
  572. characters, numbers or combination of both (alphanumeric).
  573. Examples: 0120000000, 0921821000, 14960, CO22912, ST234A0001, etc.
  574.  
  575. The first two digits is referred to as "Division".  For example, in the CSI
  576. cost coding format, 03 is allocated to Concrete, and 15 is allocated to
  577. Mechanical Systems.
  578.  
  579. PC-Estimator program as distributed includes a limited number of costcodes
  580. initiated in the CSI format. The costcodes also contain unit prices and unit
  581. rates which are typical for an average geographic area in the USA and they
  582. should be considered accordingly. You can add, modify and delete any entry
  583. or build your own cost coding system.
  584.  
  585. With full user registration, we provide a complete costcode database with
  586. unit prices adjusted for your geographic area. This costcode database
  587. represents most (if not all) activities typically used in general and
  588. building type of construction. You can further customize the database to
  589. your specific application by the addition of your job-specific activities.
  590.  
  591.                           >> Assembly Costcodes <<
  592.  
  593. By using this section of PC-Estimator, the user can identify Assembly
  594. costcodes.
  595.  
  596. Work assemblies are a very efficient way of estimating composite work
  597. activities. Assembly costcodes are similar to standard costcodes in format.
  598. They are 6-digit long alphanumerics.  Assembly costcodes identify work
  599. assemblies, which are, in effect just like individual estimates. They are
  600. usually sub-systems of construction end produscts. For example, the
  601. following work activities could be made into work assemblies:
  602.  
  603.          - Concrete-in-place, per cubic yard
  604.          - Stud partition wall, per linear foot
  605.          - Roofing, per square feet
  606.          - Electrical work, per circuit
  607.          - Plumbing, per foot run
  608.  
  609. Each one of the above work assemblies involve a number of individual cost
  610. activities. To set up work assemblies, carry out the following steps:
  611.  
  612.         1. Assign a work assembly costcode. Use (Basics - Assembly
  613.            costcodes) from the Main Menu.
  614.         2. Build detail assembly by using (Development - Build work
  615.            assembly)
  616.  
  617. During an estimate, you can recall a work assembly and incorporate it to
  618. your current worksheet.
  619.  
  620.                          >> Vendor Identification <<
  621.  
  622. PC-Estimator includes an integrated Vendor Identification system. A vendor
  623. is an individual or company that sells material or services or rents
  624. equipment.
  625.  
  626. During the course of an estimate, a cost estimator usually contacts several
  627. vendors offering different goods or services. The vendor identification
  628. system of PC-Estimator keeps track of information related to vendors in an
  629. efficient manner and offers immediate access to data thru vendor number as
  630. well as database search for selected criteria such as vendor number,
  631. keyword, etc.
  632.  
  633. A vendor is identified by a Vendor Number which is 6-digit alphanumeric. The
  634. following are valid vendor numbers: 12600, AB323, ARTCO, etc.
  635.  
  636. To access vendor identification select (Basics - Vendor identification) from
  637. the Main Menu. Then carry out database functions to add, edit or delete
  638. vendor identification records.
  639.  
  640.                           4. ESTIMATE DEVELOPMENT
  641.                          -------------------------
  642.  
  643.                             >> Introduction <<
  644.  
  645. This section of PC-Estimator addresses the procedure for building a detailed
  646. estimate. Appending all or part of an estimate to another estimate file and
  647. building work assemblies are also included in this chapter.
  648.  
  649.                            >> Build Estimate <<
  650.  
  651. Before starting to build an estimate, the estimate must be identified by
  652. assigning an estimate number. This is done by using (Basics - Estimate
  653. identification) from the Main Menu.
  654.  
  655. An estimate is built by entering the estimate of the costs to perform cost
  656. items associated with a job or project. The cost for each item is further
  657. broken down into cost categories which are Material, Labor, Subcontract,
  658. Equipment and Other categories. One or more of the cost categories for a
  659. cost item may be zero.
  660.  
  661. Each cost item is identified by a costcode. However, there may be more than
  662. one entry for the same costcode.
  663.  
  664. During estimating, the Lookup screen is always available to search and
  665. select records such as activity descriptions, material prices, labor and
  666. equipment rates from other databases.
  667.  
  668. To build an estimate, select (Development - Build estimate). Then enter
  669. estimate number.
  670.  
  671.  Basics       Development       Reports       Utilities       Quit
  672.           -->  a  Build estimate
  673.                b  Append file
  674.                c  Build work assembly
  675.  
  676. If you do not remember the estimate number press F9 for Lookup. Then move
  677. highlight and press (Enter). The estimate file will open on your screen.  If
  678. it is a new estimate, no line items will show. You can now build your
  679. estimate by adding line items and entering associated costs.  Our industry-
  680. standard costcode database (available with user registration) contains over
  681. 600 activities and associated costs covering most general construction
  682. activities.  The costcode database as well as labor and equipment databases
  683. are available at all times thru Lookup windows.
  684.  
  685. Estimate Detail Worksheet: Each cost item occupies a line on the estimating
  686. screen. However, there is more to it than that. Each cost item is stored in
  687. the memory with manhour rates as well as unit dollars and totals. To see
  688. this, select Edit from the command line menu.
  689.  
  690. Now enter a costcode number. When a costcode is entered, the costcode
  691. database is searched for matching data records (If a record already existed,
  692. it would automatically be retrieved). Now, the estimate worksheet window
  693. will open on your screen.
  694.  
  695. Notice how cost categories are laid out as rows. Looks complicated but it is
  696. not. You can enter figures for any highlighted figure and ignore the rest.
  697. The system will do instant computations. You can always override computed
  698. figures.
  699.  
  700. For Labor Class (Classification) use Lookup screen. If you had entered a
  701. labor record for carpenter in your labor database, classified as, let's say,
  702. CAR1, then you would lookup labor database and select the entry. The wage
  703. rate would be exported right into the workscreen.
  704.  
  705. Continue estimating the cost item. Press (Enter) to skip any field. When
  706. finished, PC-Estimator will figure out line item unit cost and total cost.
  707.  
  708. The line cost item will find its sorted place in the listing.  Remember, at
  709. any time, you can go back to an estimate cost item, view it in detail and
  710. make edit as necessary.  Typically, material supplier and subcontractor
  711. quotes are frequently adjusted as an estimator searches for best price in
  712. the market and receives favorable quotes.
  713.  
  714. By selecting (Totals) from the command line menu, you can get running totals
  715. of your estimate at any time.
  716.  
  717.  
  718.                           >> Append File <<
  719.  
  720. Often, a new job to be estimated will resemble in many ways another job for
  721. which an estimate has already been developed. In such a situation, using the
  722. "Old" estimate as the starting point and making modifications on it will
  723. save a great deal of time in comparison to starting a new estimate from
  724. scratch.  PC-Estimator offers a step by step feature to do this.
  725.  
  726. When a new estimate file is identified, select (Development - Build Estimate
  727. Detail) to retrieve the file and make necessary modifications.
  728.  
  729. As a helpful tip, we can recommend building master estimate files to be used
  730. as checklist for typical jobs.
  731.  
  732.                            >> Work Assemblies <<
  733.  
  734. By choosing this option from the submenu, you can retrieve an existing work
  735. assembly file, modify if necessary and incorporate the totals into your
  736. current worksheet.
  737.  
  738. For example, if you prepare a master work assembly file for installation of
  739. concrete foundations, all you have to do is to measure the quantity of
  740. concrete in your current estimate and use Work Assembly feature to figure
  741. out totals and incorporate cost activities and material costs for
  742. excavation, rebar, formwork, concrete and finishing labor.
  743.  
  744. To build a work assembly, first identify a work assembly costcode by
  745. selecting (Basics - Assembly costcodes). Then select (Development - Build
  746. assembly) and continue to set up the master work assembly just as you would
  747. build a small estimate.
  748.  
  749.                                 5. REPORTS
  750.                                ------------
  751.  
  752.                             >> Introduction <<
  753.  
  754. Several printed reports may be generated by using the report printing
  755. functions of PC-Estimator. Most reports are available on 11" X 15" wide-
  756. track format as well as 8 1/2" X 11" standard size paper. PC-Estimator
  757. automatically switches to 17 cpi (compressed print) standard size paper..
  758.  
  759. PC-Estimator offers an advanced reporting feature whereby reports are
  760. generated based on database search on selective criteria. By using this
  761. feature, a user can generate more informative, focused reports which will
  762. address specific information requirements.
  763.  
  764. To cancel printing at any time, press Alt-C.
  765.  
  766.                 >> Display/Print Estimate Identification <<
  767.  
  768. This printing function is used to generate screen or printed reports for the
  769. Estimate identification section of PC-Estimator. To display and/or print an
  770. estimate identification listing select (Reports - Estimate identification)
  771. from the Main Menu.
  772.  
  773.  Basics       Development       Reports       Utilities       Quit
  774.                             -->  a  Estimate identification
  775.                                  b  Labor wage rates
  776.                                  c  Equipment rates
  777.                                  d  Standard costcodes
  778.                                  e  Assembly costcodes
  779.                                  f  Vendor Identification
  780.                                  ---------------------------------
  781.                                  g  Estimate summary
  782.                                  h  Estimate summary - by phase
  783.                                  i  Estimate table form
  784.                                  j  Estimate table form - by phase
  785.                             (*)     Bid item report
  786.                                  k  Cost item listing
  787.                                  ---------------------------------
  788.                                  l  Wok assembly listing
  789.  
  790.               (*)  Available with PC-Estimator full registration
  791.                    version only.
  792.  
  793. A 'Print options' screen will be displayed. Press return to skip over fields
  794. if no selection is required. No selection means all existing records will be
  795. included in the listing. before starting to print, check to make sure that
  796. the printer is turned on and on-line.
  797.  
  798. You can also view the estimate identification records fitting selected
  799. criteria on the computer screen.
  800.  
  801.                        >> Print Labor Wage Rates <<
  802.  
  803. To print a complete labor wage rate listing, select (Reports - Labor wage
  804. rates) from the Main Menu.
  805.  
  806.                         >> Print Equipment Rates <<
  807.  
  808. To print a complete equipment rates listing, select (Reports - Construction
  809. equipment rates) from the Main Menu.
  810.  
  811.                        >> Print Standard Costcodes <<
  812.  
  813. To print a complete or selective listing of Standard costcodes already
  814. existing in the costcode database, select (Reports - Standard costcodes)
  815. from the Main Menu. The selection window will appear on the screen.  Enter
  816. selection criteria or press ENTER to skip.
  817.  
  818. Check to make sure the printer is on-line before starting to print.
  819.  
  820.                         >> Print Assembly Costcodes <<
  821.  
  822. Similar to printing standard costcodes above.
  823.  
  824.                  >> Display/Print Vendor Identification <<
  825.  
  826. To display on screen or print a vendor identification listing, select
  827. (Reports - Vendor identification) from the Main Menu. Then enter selection
  828. criteria or press (Enter) to skip.
  829.  
  830. You can view vendor information on the computer screen or send output to
  831. printer. Make sure the printer is turned on and on-line.
  832.  
  833.                     >> Display/Print Estimate Summary <<
  834.  
  835. To display on screen or print estimate summary with markups itemized
  836. separately, select (Reports - Estimate summary) from the Main Menu. Then
  837. enter estimate number or select using the Lookup screen. The estimate will
  838. be categorized by division ( i.e. the first two characters of the costcode).
  839.  
  840. The estimate summary can be viewed on screen with the "Bottom-line" figured
  841. out. Use this for quick phone-in bidding.
  842.  
  843.                   >> Print Estimate Summary - by Phase <<
  844.  
  845. Similar to estimate summary report described above. Except that the report
  846. will be categorized first by phase then by division.
  847.  
  848.                       >> Print Estimate Table Form <<
  849.  
  850. To print estimate detail report in a tabular format, select (Reports -
  851. Estimate Table Form) from the Main Menu. This report will show unit cost as
  852. well as total cost for each line item. Grand totals will be printed before
  853. markup applications.
  854.  
  855.                   >> Print Estimate Table Form - by Phase <<
  856.  
  857. Similar to estimate table form report described above. Except that the
  858. report will be categorized first by phase then by division.
  859.  
  860.                        >> Print Bid Items Report <<
  861.               (*) This report is available with PC-Estimator
  862.                       full registration version only.
  863.  
  864. By using this option, you can view on screen or print bid item reports
  865. showing unit cost and extended total costs with markups built-in. Very
  866. suitable for for formal bidders and heavy and highway construction bidders.
  867.  
  868.                        >> Print Cost Item Listing <<
  869.  
  870. By using this unique PC-Estimator feature it is possible to generate a
  871. complete bill of material listing without having to make individual entries
  872. for work assembly detail items.
  873.  
  874. For each estimate line item, this report lists the costcode, cost activity
  875. description, quantity and unit. Furthermore, if a line item is an assembly,
  876. the report will list the complete work assembly breakdown.
  877.  
  878.                      >> Print Work Assembly Listing <<
  879.  
  880. To generate a one-page tabular listing of an existing work assembly file,
  881. select (Reports - Work assembly listing) from the Main Menu. Then select
  882. thru Lookup screen.
  883.  
  884.  
  885.                                6. UTILITIES
  886.                                ------------
  887.  
  888.                       >> Setup PC-Estimator Program <<
  889.  
  890. To setup the program, select (Utilities - Setup program) from the Main Menu.
  891.  
  892.  Basics       Development       Reports       Utilities       Quit
  893.                                           -->  1  Setup program
  894.                                                2  Reindex files
  895.  
  896. If it is the first time that you are using PC-Estimator, the Setup screen
  897. will appear by default.
  898.  
  899. Follow screen prompts and instructions to enter your name as it should
  900. appear in report headings. Also enter a second line in report headers (if
  901. required).  Identify the kind of data storage system used.
  902.  
  903.                         >> Reindex Database Files <<
  904.  
  905. During the course of data entry, a power cut, surge, spike or inadvertent
  906. use of the Reset button may cause interruption of PC-Estimator database
  907. management operations. As a result of this, a number of records may be left
  908. unindexed.  this may cause error messages and other unpredictable results.
  909. The Reindex utility will remedy such a situation by reorganizing all files.
  910. The reindex feature may also be useful when data is imported from other
  911. dBaseIII files.
  912.  
  913. To carry out reindexation, select (Utilities - Reindex files). The rest will
  914. be done by PC-Estimator. Remember, running the Reindex utility will not
  915. cause any harm on the database files even if no disorganization was present
  916. in the first place.
  917.  
  918.                               7. APPENDIX
  919.                              -------------
  920.  
  921.                       >> Program File Structure <<
  922.  
  923. The following are program database files:
  924.  
  925.          Es_ident.dbf         Estimate Identification
  926.          Es_rates.dbf         Labor Wage Rates
  927.          Es_vend.dbf          Vendor Identification
  928.          Es_mark.dbf          Estimate Markups
  929.          Es_sample.dbf        Structure estimate file
  930.          Es_costh.dbf         Standard Costcodes
  931.          Es_eqrt.dbf          Equipment Rates
  932.          Es_assy.dbf          Assembly Costcodes
  933.  
  934.          Pcest.exe            Program file
  935.  
  936. When a new estimate ID is entered, PC-Estimator opens a new estimate file
  937. and an index file as follows:
  938.  
  939.          ES(estimate number).dbf for estimate file
  940.          ES(estimate number).ntx for index file
  941.  
  942.                           >> Error Messages <<
  943.  
  944. The error messages fall into 6 categories:
  945.  
  946.     1. Database error
  947.     2. Expression error
  948.     3. Miscellaneous error
  949.     4. Open error
  950.     5. Print error
  951.     6. Undefined error
  952.  
  953. Whenever an error occurs, first check that the files originally supplied to
  954. you are all present in the directory you are logged on. If files appear OK,
  955. then run Reindex routine. Then test again. If error persists, you may have
  956. to call for assistance.
  957.  
  958.                           >> Cursor Controls <<
  959.  
  960.            --------------------------------------------------
  961.                    Key                    Action
  962.            --------------------------------------------------
  963.                 Leftarrow             Character left
  964.                 Rightarrow            Character right
  965.                 Uparrow               Previous input field
  966.                 Downarrow             Next input field
  967.            --------------------------------------------------
  968.            Full screen editing keys
  969.  
  970.                 Del                   Delete character at
  971.                                       cursor position
  972.                 Backspace             Destructive backspace
  973.            --------------------------------------------------
  974.  
  975.                        >> USER REGISTRATION FORM <<
  976.  
  977.        To register: Complete form below, include your user registration fee
  978.                     (Check, money order or C.O.D.) and send to:
  979.  
  980.                     ----------------------------------
  981.                               PC-Estimator
  982.                               CPR, Inc.
  983.                               P.O. Box 3465
  984.                               Berkeley, CA 94703
  985.                     ----------------------------------
  986.  
  987. ******************************************************* Clip and Mail *****
  988.  
  989.                     PC-Estimator User Registration Form
  990.                     -----------------------------------
  991.  
  992.        PC-Estimator User Registration Fee ............     $ 99.00
  993.        Sales Tax (CA residents add 7.25% tax - $6.45)        .....
  994.        Shipping & Handling charge (Overseas $12.50) ..        4.50
  995.        C.O.D. orders (if applicable - $5.00) .........       .....
  996.        Rush orders (if applicable - $5.00) ...........       .....
  997.                                                          ---------
  998.                                    Total ...........       $ _____
  999.  
  1000.        Indicate payment:
  1001.           __ VISA  Card No:_________________________ Exp. date:__________
  1002.           __ MC    Card No:_________________________ Exp. date:__________
  1003.           __ Check enclosed
  1004.           __ Money order enclosed
  1005.           __ Send C.O.D.
  1006.  
  1007.        Name:_____________________________________________________
  1008.        Company:__________________________________________________
  1009.        Address:__________________________________________________
  1010.        City:__________________  State:________  Zip:_____________
  1011.        Telephone number:____________________
  1012.        Signature:___________________________
  1013.              (Required for VISA/MC orders)
  1014.  
  1015.  
  1016. ***************************************************************************
  1017.